Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

Budnotes ist ein privat betriebenes Verzeichnis, in dem Cannabis-Strains mit Bewertungen, Fotos und Preisen festgehalten werden. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Budnotes.de – Philip Wöll
c/o Online-Impressum 12207
Europaring 90, 53757 Sankt Augustin
E-Mail: datenschutz@budnotes.de

Die vollständige Anbieterkennzeichnung (Kontakt, Aufsichtsbehörde) steht im Impressum.

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse oder über das Kontaktformular.

2. Grundsätze

3. Aufruf der Website (Server-Protokolle)

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver ein Zugriffsprotokoll mit folgenden Angaben:

Zweck: Betrieb, Fehlersuche und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb). Speicherdauer: Die Protokolle werden fortlaufend überschrieben (höchstens 30 MB je Dienst); ältere Einträge werden dabei automatisch gelöscht.

Zum Schutz vor Überlastung und vor dem Erraten von Passwörtern wird die vollständige IP-Adresse außerdem kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen. Sie wird dabei nicht dauerhaft gespeichert und spätestens nach 15 Minuten verworfen. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche (eingegebener Benutzername und Zeitpunkt, ohne IP-Adresse) werden zur Erkennung von Angriffen für höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher gehalten und nur dem Administrator angezeigt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anonyme Reichweitenmessung

Um zu sehen, wie die Seite genutzt wird, zählt der Server Seitenaufrufe – ohne Cookies, ohne Speicherung im Browser und ohne Drittanbieter. Beim Aufruf übermittelt der Browser den Seitentyp (z. B. Übersicht oder Detailseite eines Eintrags), die vorherige Seite (davon wird nur die Domain gespeichert, z. B. „google.com“), Sprache und Design der Oberfläche, ob die Seite als App oder im Browser geöffnet ist und eine grobe Bildschirmgröße (klein, mittel, groß). Gerätetyp, Browser und Betriebssystem leitet der Server grob aus der Browser-Kennung ab. Das Land bestimmt der Server, indem er die IP-Adresse in einer auf dem Server gespeicherten Länder-Datenbank (DB-IP Lite) nachschlägt – ohne Anfrage an andere Dienste; gespeichert wird nur das Länderkürzel (z. B. „DE“). Gespeichert werden ausschließlich Tageszähler je Merkmal – keine einzelnen Aufrufe, keine IP-Adressen und keine Benutzerkennungen.

Um verschiedene Besucher eines Tages zu zählen, bildet der Server aus IP-Adresse und Browser-Kennung zusammen mit einem zufälligen Tagesschlüssel einen Prüfwert (Hash). Der Schlüssel wechselt täglich und wird wie die Prüfwerte des Vortags gelöscht; eine Wiedererkennung über Tage hinweg oder ein Rückschluss auf die IP-Adresse ist damit nicht möglich.

Zusätzlich misst die Seite im Browser, wie lange sie sichtbar war (Verweildauer), und meldet beim ersten Verlassen nur Seitentyp und Dauer – ohne Kennung; gespeichert werden je Tag nur Summe, Anzahl und eine grobe Verteilung. Eine Dauer pro Person oder über mehrere Seiten hinweg wird nicht erfasst.

Ist in deinem Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ eingeschaltet, wird nur der reine Seitenaufruf (Seitentyp) gezählt – ohne Besucher-Prüfwert, Land, Herkunft, Geräteangaben und Verweildauer. Zweck: Verbesserung der Seite. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: Tageswerte 13 Monate, Prüfwerte bis zum Ende des Tages. Die Zahlen sieht nur der Administrator.

4. Cookies und lokale Speicherung im Browser

Es werden ausschließlich technisch notwendige Speichertechniken eingesetzt. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

NameArtZweckDauer
bn_tokenCookieHält dich nach der Anmeldung angemeldet. Enthält nur eine signierte Benutzerkennung, ist für Skripte nicht lesbar und wird nur über HTTPS gesendet. Wird nur gesetzt, wenn du dich anmeldest.30 Tage oder bis zur Abmeldung
bn_lang, bn_theme, bn_collectionLokaler Speicher Merkt sich Sprache, helles/dunkles Design und zuletzt gewählte Sammlung. Diese Angaben bleiben in deinem Browser und werden nicht an den Server übertragen.bis du sie im Browser löschst
bn_age_okLokaler Speicher Merkt sich, dass du ohne Anmeldung bestätigt hast, mindestens 18 Jahre alt zu sein, damit die Abfrage nicht bei jedem Besuch erscheint. Bleibt in deinem Browser.bis du sie im Browser löschst
bn_filtersLokaler Speicher Merkt sich die zuletzt gewählten Filter der Übersicht. Bleibt in deinem Browser.bis du sie im Browser löschst
bn-shell-…, bn-dataZwischenspeicher des Browsers (Service Worker) Speichert Seiten, Skripte und die zuletzt geladenen Sammlungsdaten samt Fotos auf deinem Gerät, damit die App installiert und auch ohne Internet angesehen werden kann. Die gespeicherten Sammlungsdaten werden beim Abmelden gelöscht.bis zur Abmeldung bzw. bis du sie im Browser löschst

5. Benutzerkonten und gespeicherte Inhalte

Die öffentliche Sammlung kann ohne Anmeldung angesehen werden. Benutzerkonten legt entweder der Verantwortliche an, oder du beantragst eines über die Registrierung.

Registrierung

Für die Registrierung speichern wir den gewünschten Benutzernamen, deine E-Mail-Adresse, das Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash), eine freiwillige Nachricht an den Administrator sowie die Zeitpunkte von Anfrage, Bestätigung und Entscheidung. Gegen automatisierte Anmeldungen schützt ein Sicherheitsbild (Captcha) von unserem eigenen Server – ohne Cookies und ohne Dritte; die Zahl der Anfragen pro Absender wird kurzzeitig begrenzt (Prüfwert aus der IP-Adresse, nur im Arbeitsspeicher, höchstens einen Tag). Wir schicken dir einen Bestätigungscode; erst nach dessen Eingabe erfährt der Administrator von deiner Anfrage (per E-Mail) und entscheidet über die Freischaltung. Über das Ergebnis informieren wir dich per E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung der Kontonutzung). Speicherdauer: unbestätigte Anfragen 24 Stunden; nach der Entscheidung wird das Passwort sofort gelöscht, die übrigen Angaben zur Anfrage nach 30 Tagen. Wird dein Konto freigeschaltet, gelten die folgenden Angaben zu Kontodaten.

Kontodaten

Benutzername, Rolle, Anlagedatum und das Passwort – Letzteres nur als nicht umkehrbarer Hash (bcrypt), nie im Klartext. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Kontos).

Freiwillig: eine E-Mail-Adresse (für „Passwort vergessen“, Anmeldecodes und Preisalarme; sie wird erst nach Eingabe eines Bestätigungscodes übernommen) sowie die Zwei-Faktor-Anmeldung. Das Geheimnis der Authenticator-App wird verschlüsselt gespeichert, Wiederherstellungscodes und Einmal-Codes nur als Hash. Einmal-Codes verfallen nach 10–30 Minuten. Du kannst E-Mail-Adresse und Zwei-Faktor-Anmeldung unter „Mein Konto“ jederzeit entfernen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Zwei-Faktor-Anmeldung zusätzlich Art. 32 DSGVO.

Einwilligung in Gesundheitsangaben, Nutzungsbedingungen

Was du zu Konsum, Wirkung, Verordnung und Bezug von Cannabis einträgst (Bewertungen, Notizen, Chargen, Apotheke), kann Rückschlüsse auf deine Gesundheit zulassen und gehört damit zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Wir verarbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du bei der Registrierung bzw. nach der Anmeldung getrennt von den Nutzungsbedingungen erteilst. Gespeichert werden Art der Zustimmung, Fassung der Texte und Zeitpunkt (Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO); die Nachweise bleiben bis zur Löschung deines Kontos.

Widerruf: Du kannst die Einwilligung jederzeit unter „Mein Konto“ → „Einwilligungen und Löschen“ mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dabei werden deine Gesundheitsangaben sofort gelöscht: alle eigenen Einträge samt Chargen, Links, Fotos und Videos, dein Status, Preisalarme, die Auswahl im Profil sowie Mitteilungen. Anonymisiert statt gelöscht werden Beiträge zur öffentlichen Sammlung: Community-Bewertungen bleiben als Zahlen ohne Zuordnung zu dir bestehen (Kommentartexte werden gelöscht), Fotos und Videos bleiben ohne deinen Namen sichtbar; wenn du das nicht möchtest, lösche sie vorher. Dein Konto bleibt bestehen; neue Einträge kannst du erst nach einer neuen Einwilligung anlegen. Tickets (Abschnitt 9) bleiben unberührt, sie beruhen auf deiner Anfrage; auf Wunsch löschen wir auch sie.

Konto löschen: Mit „Konto löschen“ wird dein Konto sofort deaktiviert (keine Anmeldung, alle Geräte abgemeldet). Die endgültige Löschung erfolgt, sobald ein Admin sie bestätigt, spätestens nach 7 Tagen automatisch. In dieser Zeit kannst du über das Kontaktformular verlangen, die Löschung zurückzunehmen. Mit der Löschung entfallen deine Sammlung und alle Einträge; Beiträge zur öffentlichen Sammlung bleiben anonym wie oben beschrieben. Kopien in den Datensicherungen verschwinden mit deren Ablauf (Abschnitt 7); bereits von dir heruntergeladene Exporte liegen bei dir.

Nutzungsrecht an Fotos und Videos: Vor dem ersten Hochladen bestätigst du, dass du die Rechte daran hast und dass sie nicht aus geschützten fremden Quellen stammen; Näheres in den Nutzungsbedingungen (Abschnitt 6).

Angemeldete Geräte

Zu jeder Anmeldung wird eine Sitzung gespeichert: eine grobe Gerätebeschreibung (Browser und Betriebssystem, z. B. „Firefox · Windows“, ohne Versionsnummern), die gekürzte IP-Adresse (wie im Zugriffsprotokoll) sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Aktivität. So kannst du unter „Mein Konto“ sehen, wo du angemeldet bist, und einzelne Geräte abmelden. Speicherdauer: bis zur Abmeldung, höchstens 30 Tage nach der letzten Aktivität. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 32 DSGVO.

Persönliche Markierungen und Preisalarme

Deine Preisalarme sieht nur du. Deinen Status zu einem Eintrag („Favorit“, „Will ich probieren“, „Nicht wieder“) zeigt deine Profilseite; sie sehen außer dir nur Administratoren, deine bestätigten Follower und Benutzer, denen du eine Sammlung freigegeben hast – und auch diese nur für Einträge, die sie ohnehin sehen dürfen. Beides wird gelöscht, wenn du es entfernst, der zugehörige Eintrag gelöscht wird oder dein Konto gelöscht wird.

Benachrichtigungen im Konto

Für Preisalarme, Entscheidungen über deine Vorschläge und Follower-Anfragen legt Budnotes Benachrichtigungen in deinem Konto an (Glocke in der Kopfzeile). Sie enthalten nur Titel, einen kurzen Text und einen Link, sehen nur dich, sind auf 200 begrenzt und werden nach 90 Tagen oder beim Löschen deines Kontos entfernt.

Meine Daten: Export und Import

Unter „Mein Konto“ kannst du alle deine Inhalte als JSON-Datei herunterladen und wieder einlesen (Auskunft und Datenübertragbarkeit, Art. 15 und 20 DSGVO). Die Datei entsteht auf Abruf, wird nicht gespeichert und enthält keine Passwörter.

Hochgeladene Videos

Zu einem Eintrag kannst du kurze Videos (bis 30 Sekunden) hochladen. Unser Server wandelt sie in ein einheitliches Format um (dabei werden eingebettete Zusatzdaten wie der Aufnahmeort entfernt) und prüft sie automatisch auf pornografische und gewalttätige Inhalte und darauf, ob Cannabis oder ein dazu passendes Produkt zu sehen ist. Dazu werden aus dem Video einige verkleinerte Einzelbilder (ohne Ton) erzeugt; sind externe Prüfdienste eingerichtet (OpenAI für die Sicherheitsprüfung, Anthropic für die Erkennung des Inhalts), werden diese Einzelbilder dorthin übermittelt. Auffällige Videos werden abgelehnt und sofort gelöscht; lässt sich ein Video nicht sicher prüfen, sieht es zunächst nur ein Administrator oder Moderator und gibt es frei oder lehnt es ab. Freigegebene Videos sind für alle sichtbar, die den Eintrag sehen dürfen; bis zur Freigabe nur für dich sowie die Administratoren und Moderatoren.

Schlägst du einen Eintrag für die öffentliche Sammlung vor und wird dieser freigegeben, werden die zugehörigen Fotos als Community-Bilder mit deinem Benutzernamen als Urheber in den öffentlichen Eintrag übernommen und dort entsprechend gekennzeichnet.

Dein Profil (Benutzername, Sammlungen und die darin enthaltenen Einträge) ist für andere angemeldete Benutzer sichtbar, solange du es nicht auf privat stellst; dasselbe gilt für jede deiner Sammlungen. Du kannst beides jederzeit unter „Profil & Sammlungen“ auf privat stellen. Dein Homegrow ist so sichtbar wie die Sammlung, in der es liegt. Alle diese Angaben sind ausschließlich für registrierte Benutzer sichtbar, nie für Gäste. Preis-, Chargen- und Apothekenangaben richten sich weiter nach der Rolle des Betrachters.

Auch Fotos werden, bevor sie in die öffentliche Sammlung gelangen, automatisch auf pornografische und gewalttätige Inhalte geprüft; dazu wird das verkleinerte Foto an den eingerichteten Prüfdienst (OpenAI) übermittelt. Fotos in deinen privaten Sammlungen werden nicht geprüft.

Kamera beim Scannen von Chargen-Etiketten

Beim Scannen eines Etiketts fragt dein Browser nach der Kamera. Das Bild wird nur auf deinem Gerät ausgewertet und nicht hochgeladen; die Kamera läuft nur, solange der Scan-Dialog offen ist.

Follower

Möchte dir jemand folgen, wird die Anfrage (Benutzernamen und Zeitpunkt) gespeichert; erst wenn du zustimmst, gilt sie. Du kannst Anfragen ablehnen und Follower jederzeit entfernen; dabei wird der Eintrag gelöscht. Hast du eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wirst du über neue Anfragen per E-Mail informiert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Showcase auf dem Profil (freiwillig)

Auf deiner Profilseite kannst du bis zu drei Bereiche anzeigen: eigene Homegrow-Blüten, medizinische Favoriten und Premium-/Cali-Favoriten. Jeder Bereich ist ausgeschaltet, bis du ihn selbst einschaltest (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a und – soweit eine Liste medizinischer Favoriten Rückschlüsse auf deine Gesundheit zulässt – Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du wählst die Einträge selbst aus und kannst jeden Bereich jederzeit ausschalten; dann wird er sofort nicht mehr angezeigt. Gezeigt werden Foto, Name, die Angaben zum Eintrag, deine Bewertung und bei Homegrow Eckdaten zum Anbau – nie Preis, Charge, Apotheke, Links oder Notizen. Sehen können das nur Personen, die dein Profil ohnehin sehen dürfen (Administratoren, bestätigte Follower und Personen, denen du eine Sammlung freigegeben hast). Den Zeitpunkt deiner Einwilligung speichern wir.

Homegrow (eigener Anbau)

Ist die Kategorie Homegrow eingeschaltet, sind diese Einträge in der Anwendung ausschließlich für dich sichtbar – auch nicht für Administratoren, nicht in geteilten oder öffentlichen Sammlungen. Ausnahme ist allein der von dir bewusst eingeschaltete Showcase. (Technisch liegen die Daten wie alle anderen in der Datenbank und damit in den Datensicherungen, siehe Abschnitt 7.)

Selbst erfasste Inhalte

Angemeldete Personen können Einträge mit Bewertungen, Notizen, Preisen, Apotheke, Chargennummer, Links und Fotos erfassen, dazu weitere Chargen zu demselben Eintrag mit jeweils eigener Bewertung. Jede Person hat eigene, private Sammlungen, die nur sie selbst und der Administrator sehen können; Fotos privater Sammlungen werden nur an diese Personen ausgeliefert. Du kannst jede deiner Sammlungen unter „Sammlungen“ einzeln für andere Benutzer zum Ansehen oder Bearbeiten freigeben und diese Freigabe jederzeit zurücknehmen.

Änderungsverlauf

Damit nachvollziehbar ist, wer in einer (geteilten) Sammlung was geändert hat, wird zu jeder Änderung an einem Eintrag gespeichert: Benutzername, Zeitpunkt, Art der Änderung und bei einzelnen Feldern der alte und neue Wert. Den Verlauf sehen nur angemeldete Personen, die die Sammlung sehen dürfen; Preisangaben darin bleiben für die Rolle „Freund“ ausgeblendet. Einträge werden nach einem Jahr gelöscht; beim Löschen eines Kontos wird der Verlauf seiner Sammlung gelöscht und sein Name aus anderen Verläufen entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an nachvollziehbaren gemeinsamen Daten).

Weil es um medizinisches Cannabis gehen kann, lassen diese Angaben unter Umständen Rückschlüsse auf die Gesundheit zu (besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO). Ihre Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du bei der Einrichtung deines Kontos erteilst. Du entscheidest selbst, was du einträgst, und kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – dann werden dein Konto und deine Sammlung gelöscht.

Speicherdauer: bis du einen Eintrag löschst bzw. bis zur Löschung des Kontos. Beim Löschen eines Kontos werden die zugehörige Sammlung und alle Fotos mitgelöscht.

6. Abruf externer Seiten durch den Server

Für hinterlegte Links ruft der Server regelmäßig die jeweilige Seite (z. B. einer Apotheke oder von flowzz.com) ab, um Preis und Bewertung auszulesen; ebenso beim Übernehmen von Angaben aus einer URL. Diese Abrufe erfolgen vom Server aus. Dabei werden keine Daten über dich übermittelt – der Betreiber der abgerufenen Seite sieht nur die IP-Adresse dieses Servers und die aufgerufene Produktadresse.

Apotheken-Informationen aus dem Internet

Jede Apotheke, die in einem Eintrag oder einer Charge angegeben wird, erhält ein Apothekenprofil. Um Name, Inhaber, Adresse, Telefon, Website und Öffnungszeiten zu ergänzen, ruft der Server zunächst die öffentliche Website der Apotheke ab (Startseite, Impressum, Kontaktseite sowie Seiten zu Versand und AGB; die Adresse wird aus dem Namen erraten, z. B. „name.de“) und liest dort die Angaben aus dem Impressum sowie die Versandkosten. Lässt sich die Website nicht erraten, sendet er den Namen der Apotheke (gegebenenfalls mit Ort) als Suchbegriff an eine Suchmaschine (je nach Einstellung Google Programmable Search, Brave Search oder die öffentliche Ergebnisseite von Brave). Zusätzlich sendet er den Namen der Apotheke (gegebenenfalls mit Ort) an den Suchdienst Nominatim von OpenStreetMap (nominatim.openstreetmap.org). Dabei werden keine Angaben zu Benutzern, Einträgen oder Käufen übermittelt; die Anfragen erfolgen vom Server, nicht von deinem Browser. Die Daten stammen von den Mitwirkenden von OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende, ODbL). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Pflege eines Apothekenverzeichnisses). Die Profilseiten sind zunächst nur für Administratoren sichtbar.

7. Datensicherung

Zum Schutz vor Datenverlust wird täglich eine Sicherung der Datenbank und der Fotos erstellt. Die Sicherung wird vor dem Speichern mit AES-256 verschlüsselt und anschließend auf einem Speicher bei ALL-INKL.COM (Neue Medien Münnich, Deutschland; Rechenzentren in Deutschland) abgelegt; die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (SFTP oder FTPS mit TLS). Den Schlüssel besitzt ausschließlich der Verantwortliche; der Speicheranbieter kann die Inhalte nicht lesen. Mit ALL-INKL.COM besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Es werden die Sicherungen der letzten 14 Tage aufbewahrt, ältere werden automatisch gelöscht. Eine weitere Kopie liegt auf dem Server selbst (Oracle Cloud, Frankfurt am Main, siehe Abschnitt 2).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 32 DSGVO (Datensicherheit). Eine Übermittlung der Sicherungen in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

Gelöschte Daten (zum Beispiel nach „Gesundheitsangaben löschen“ oder „Konto löschen“) sind in älteren Sicherungen noch bis zum Ablauf der Aufbewahrung enthalten; sie werden nicht zurückgespielt, solange es keinen Notfall gibt.

Damit ein gelöschtes Konto nach dem Zurückspielen einer älteren Sicherung nicht wieder auftaucht, führt das System eine Löschliste: Sie enthält nur die Kontonummer, einen nicht umkehrbaren Prüfwert des Benutzernamens und den Zeitpunkt der Löschung – keinen Namen und keine Inhalte. Nach einer Wiederherstellung werden die Konten der Liste erneut gelöscht. Einträge der Liste werden nach 400 Tagen entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Löschpflicht, Art. 17 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 32 DSGVO (Datensicherheit). Microsoft kann Daten auch in den USA verarbeiten; Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO).

8. Benachrichtigungen und Überwachung

Damit Störungen schnell auffallen, verschickt das System bei fehlgeschlagenen Sicherungen, bei Wiederherstellungen und beim Löschen von Sicherungen automatisch E-Mails an den Administrator. Diese E-Mails werden über einen externen E-Mail-Versanddienst (ALL-INKL.COM, Deutschland) zugestellt und können den Benutzernamen der auslösenden Person sowie Datum und Uhrzeit enthalten. Inhalte aus den Sammlungen werden dabei nicht übermittelt.

Hast du eine E-Mail-Adresse hinterlegt, bekommst du über denselben Dienst außerdem Bestätigungs- und Anmeldecodes, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Sicherheitshinweise zu deinem Konto (z. B. „Passwort geändert“) und deine Preisalarme. Diese E-Mails enthalten deinen Benutzernamen, deine E-Mail-Adresse und beim Preisalarm Name und Preis des Eintrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Außerdem meldet der Server nach jeder Sicherung und – falls eingerichtet – alle 5 Minuten kurz an einen Überwachungsdienst (Healthchecks.io, Betreiber in Lettland, Server in Deutschland), dass er noch läuft. Dabei wird nur die Tatsache der Meldung übertragen (und technisch bedingt die IP-Adresse des Servers) – keine Daten über Benutzer.

Für die Überwachung des Betriebs erfasst der Server Antwortzeit, Statuscode und den groben Bereich jeder Anfrage (z. B. „/api/strains“, ohne IDs) – ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu einer Person, nur im Arbeitsspeicher und höchstens 24 Stunden. Alle 5 Minuten wird der Gesamtzustand des Systems (in Ordnung / Warnung / Problem) gespeichert, ohne personenbezogene Daten; Speicherdauer: 90 Tage.

Änderungen in der Administration (z. B. Benutzer angelegt oder gelöscht, Sicherung wiederhergestellt, Zertifikat geändert) werden in einem Admin-Protokoll mit Zeitpunkt, Benutzername des Admins, Art der Aktion und Ziel (z. B. betroffener Benutzername) festgehalten – ohne IP-Adressen und ohne Passwörter. Das dient der Nachvollziehbarkeit und dem Schutz vor Missbrauch von Admin-Konten. Speicherdauer: 1 Jahr.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, zuverlässigen Betrieb) sowie Art. 32 DSGVO.

9. Kontaktformular und Support-Tickets

Schreibst du über das Kontaktformular, legen wir für deine Anfrage ein Support-Ticket an. Gespeichert werden deine E-Mail-Adresse, der Name (freiwillig), das gewählte Thema, deine Nachricht und alle weiteren Nachrichten in diesem Ticket mit Zeitpunkt, der Bearbeitungsstand (z. B. „In Bearbeitung“, „Gelöst“) sowie – bist du angemeldet – dein Benutzername. Die Administratoren können interne Notizen zum Ticket anlegen. Du bekommst eine Eingangsbestätigung und unsere Antworten per E-Mail (über den in Abschnitt 8 genannten E-Mail-Versanddienst), jeweils mit einem privaten Link, über den du das Ticket ansehen, antworten und es schließen kannst; der Link enthält einen geheimen Schlüssel, bitte gib ihn nicht weiter. Antwortest du direkt auf eine dieser E-Mails, holt unser Server die Antwort aus dem Support-Postfach ab und übernimmt deinen Text (ohne zitierte frühere Nachrichten) in das Ticket; die E-Mail selbst bleibt im Postfach beim E-Mail-Anbieter, bis wir sie dort löschen. Wir verwenden die Angaben nur, um deine Anfrage zu bearbeiten.

Anhänge: Du kannst im Ticket Bilder (JPG, PNG, z. B. Screenshots) und PDF-Dateien hochladen; an E-Mails angehängte Dateien dieser Art übernehmen wir ebenfalls. Bilder speichern wir neu ab und entfernen dabei alle eingebetteten Zusatzdaten (z. B. GPS-Position, Kameramodell). Bitte lade nur Dateien hoch, die für deine Anfrage nötig sind. Anhänge sehen nur du (über deinen Link bzw. dein Konto) und die Administratoren; sie werden zusammen mit dem Ticket gelöscht.

Bist du nicht angemeldet, schicken wir dir vorher einen Bestätigungscode an die angegebene Adresse. Bis du ihn eingibst, liegt die Nachricht nur im Arbeitsspeicher des Servers; wird sie nicht innerhalb von 30 Minuten bestätigt, wird sie verworfen. So stellen wir sicher, dass die Adresse dir gehört und wir dir antworten können. Angemeldete Benutzer schreiben mit der E-Mail-Adresse ihres Kontos.

Gegen automatisch verschickte Nachrichten schützt ein Sicherheitsbild (Captcha), das unser eigener Server erzeugt – ohne Cookies und ohne Dienste Dritter wie Google reCAPTCHA. Damit niemand das Formular massenhaft nutzt, wird die Zahl der Nachrichten pro Absender kurzzeitig begrenzt; dafür wird aus deiner IP-Adresse ein Prüfwert gebildet, der nur im Arbeitsspeicher liegt, höchstens einen Tag gilt und nicht gespeichert wird. Die IP-Adresse selbst wird mit der Nachricht nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfragen zu deinem Konto oder zur Nutzung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten und das Formular vor Missbrauch zu schützen). Speicherdauer: Ein Ticket wird automatisch geschlossen, wenn es als gelöst markiert ist und du 7 Tage nicht antwortest bzw. wenn wir 14 Tage auf deine Antwort warten; du kannst es auch selbst schließen. 12 Monate nach dem Schließen wird es mit allen Nachrichten automatisch gelöscht – auf Wunsch auch früher.

Meldungen rechtswidriger Inhalte

Über Inhalt melden kannst du auch ohne Konto Inhalte melden. Gespeichert werden Art und Adresse des Inhalts, dein Grund und deine Begründung, dein Name und deine E-Mail-Adresse sowie später die Entscheidung mit Begründung. Wir schicken dir eine Eingangsbestätigung und die Entscheidung per E-Mail (über den in Abschnitt 8 genannten E-Mail-Versanddienst). Wird ein Inhalt eines Benutzers entfernt, bekommt dieser die Begründung, nicht aber deinen Namen oder deine Adresse. Gegen Missbrauch gilt eine Begrenzung je Absender und je Adresse (Prüfwerte nur im Arbeitsspeicher, höchstens einen Tag); die IP-Adresse wird nicht gespeichert. Melden Angemeldete einen Inhalt, wird die Meldung ihrem Benutzernamen zugeordnet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 und 17 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 12 Monate nach der Entscheidung, offene Meldungen bis zur Entscheidung; Verstöße, die zu einem Hinweis oder einer Sperre führen können, ebenfalls 12 Monate.

10. Keine Weitergabe, keine automatisierten Entscheidungen

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht an Dritte weitergegeben, außer wenn eine gesetzliche Pflicht dazu besteht. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung statt.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Bundesland, in dem du wohnst (Art. 77 DSGVO).